Il n’y a pas si longtemps, la gestion des milliers de stages annuels à la faculté était complexe et ardue pour tous. Elle s’effectuait sur 11 systèmes informatiques différents et ceux-ci étaient devenus, avec le temps, fragiles et désuets, tant pour les étudiants, leurs enseignants, les milieux de stage que pour les employés de la faculté. Une nouvelle plateforme informatique intégrant toutes les fonctionnalités nécessaires s’imposait.
Aujourd’hui, tout cela est chose du passé grâce à SAGESS, un acronyme qui signifie « solution adaptée à la gestion des stages en santé ». Maintenant, les professeurs, les étudiants et les résidents de près de 90 programmes d’études en médecine, en audiologie, en ergothérapie, en nutrition, en orthophonie et en physiothérapie peuvent compter sur un système efficace pour gérer annuellement les 20 000 stages répartis dans 312 établissements au Québec.
Livrée dans les temps et dans le respect des budgets, cette belle réussite facultaire s’est vu décerner récemment un prix Coup de cœur lors de la récente distribution des Prix du recteur.
C’est au Dr Pierre Bourgoin, vice-doyen – Exécutif, sciences cliniques et réseau, et à son équipe, que nous devons la mise en place de cette vaste réorganisation qui, soit dit en passant, est l’une des plus importantes implantations informatiques de l’histoire de l’Université de Montréal. Celui-ci a d’ailleurs tenu à remercier toute son équipe pour son travail formidable en soulignant avec éloquence les compétences et le dévouement qui ont été à la base de cette réussite.
Ce projet qui a demandé un déploiement de deux ans et la contribution d’environ 160 personnes a aussi été un superbe exemple de collaboration entre la Faculté de médecine, la Direction des technologies de l’information, celle des ressources humaines et le Bureau de la vérification interne. L’objectif ultime de l’Université de Montréal est d’offrir le progiciel (MedSIS) à toutes les facultés qui le souhaitent après son implantation à la Faculté de médecine (projet SAGESS).
Grâce aux modules déployés, il est maintenant possible d’obtenir une cartographie des objectifs de stage, les rapports d’évaluation des stages et des superviseurs par les étudiants, le relevé des capacités pour la gestion de l’offre de stage, le relevé des préférences des étudiants, l’assignation manuelle des étudiants et un journal de bord pour le suivi et les résultats académiques.
Loin de s’asseoir sur ses lauriers, l’équipe du Dr Bourgouin consulte activement les utilisateurs et s’est engagée dans un processus d’amélioration continue afin de toujours mieux répondre à leurs besoins.
